E-mail is nog altijd een belangrijk communicatiemiddel binnen organisaties. Tegelijkertijd schuilt daar een risico. Een verkeerd geselecteerde ontvanger, een onbeveiligde bijlage of het versturen van gevoelige informatie via een standaard e-mail kan leiden tot een datalek. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor oplossingen zoals SecuDoc om hun communicatie beter te beschermen.
Waarom is veilig mailen belangrijk?
Dagelijks worden offertes, contracten, personeelsgegevens, financiële documenten en andere vertrouwelijke gegevens per e-mail verstuurd. Zonder aanvullende beveiliging bestaat het risico dat deze informatie in verkeerde handen terechtkomt.
Daarnaast stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) eisen aan de bescherming van persoonsgegevens. Organisaties moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om vertrouwelijke informatie veilig te verwerken en te verzenden.
Wat is SecuDoc?
SecuDoc is een Nederlandse oplossing voor veilig mailen, het veilig uitwisselen van bestanden en digitaal ondertekenen. Het platform integreert met Microsoft Outlook en Microsoft 365, zodat medewerkers hun vertrouwde werkwijze kunnen behouden terwijl extra beveiliging wordt toegevoegd.
Met SecuDoc kunnen organisaties veilig e-mails verzenden, vertrouwelijke bijlagen beschermen, grote bestanden delen, documenten digitaal laten ondertekenen en meer inzicht krijgen in uitgaande e-mailstromen.
De voordelen van SecuDoc voor uw organisatie
1. Minder kans op datalekken
Een verkeerd e-mailadres of een gevoelige bijlage die per ongeluk naar de verkeerde persoon wordt verstuurd, kan grote gevolgen hebben. SecuDoc voegt extra controles en beveiliging toe aan het verzendproces en helpt daarmee menselijke fouten te beperken.
2. Gebruiksgemak voor medewerkers
Beveiliging werkt alleen wanneer medewerkers deze eenvoudig kunnen toepassen. Door de integratie met Outlook blijft de werkwijze herkenbaar en hoeft er niet voortdurend tussen afzonderlijke systemen te worden geschakeld.
3. Ondersteuning bij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens
Met veilig mailen laat u aan klanten, leveranciers en andere betrokkenen zien dat u vertrouwelijke gegevens serieus beschermt. De oplossing ondersteunt organisaties bij het toepassen van passende beveiligingsmaatregelen rond e-mail en bestanden.
4. Veilig grote bestanden delen
Wanneer een bijlage te groot is voor gewone e-mail, wordt vaak uitgeweken naar losse overdrachtsdiensten. SecuDoc biedt hiervoor een zakelijke omgeving waarin bestanden gecontroleerd en beveiligd kunnen worden uitgewisseld.
5. Digitaal ondertekenen vanuit één platform
Offertes, overeenkomsten en contracten kunnen digitaal worden aangeboden en ondertekend. Hierdoor worden processen sneller en zijn minder handmatige stappen nodig, zoals printen, scannen en terugmailen.
Voor welke organisaties is SecuDoc interessant?
SecuDoc is vooral interessant voor organisaties die regelmatig persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie uitwisselen, waaronder:
- Accountants- en administratiekantoren
- Juridische dienstverleners
- Zorgorganisaties
- Uitzendorganisaties
- Gemeenten en overheden
- Bouw- en installatiebedrijven
- Zakelijke dienstverleners
Ook voor andere mkb-organisaties die dagelijks werken met klantgegevens, offertes, contracten of personeelsinformatie biedt veilig mailen directe toegevoegde waarde.
Hoe kan DvD-ICT helpen?
DvD-ICT kijkt niet alleen naar techniek, maar vooral naar risico's, gebruikersgemak en een passende inrichting binnen uw bestaande Microsoft 365-omgeving. Wij adviseren over de mogelijkheden, begeleiden de implementatie en ondersteunen uw medewerkers bij het dagelijks gebruik.
Klaar voor veilig mailen?
Wilt u de kans op datalekken verkleinen en vertrouwelijke informatie veiliger uitwisselen, zonder in te leveren op gebruiksgemak? Neem vrijblijvend contact op met DvD-ICT voor meer informatie of een demonstratie van SecuDoc.
